舉例來說，依個人在電腦的檔案總管上面分門別類來儲存檔案的時候，有效率一點的會建立很多個資料夾來非類存放，但我本身也是有點龜毛，喜歡讓畫面乾淨一點，我會利用檔案總管排序方式來讓我的檔案們排隊躺好，排序的順序依序是：符號、數字、英文字(A to Z 不分大小寫)、中文(不知是不是依筆劃排序)，例如我的 blog 文件，我會存成一個文字檔來做備份，依照我貼出來的日期在再檔案前面加上八位數字的日期，像是：「20070420_碎碎念.txt」這樣，如果一天貼了兩篇以上，就在日期後面再多加一個底線然後序號，像是：「20070414_1_[舊文新貼]小輪徑單車.txt」，「20070414_2_[舊文新貼](小輪徑)單車生活新定義.txt」。但更好的方式是利用「點」取代「底線」，因為這是在系統面的演算趨勢，最不建議用的就是空白，為那可能會造成某些系統或程式的誤判。
這樣就可以讓你在瀏覽檔案總管的時候，更快速的找到你所要的檔案，而不需要額外再依靠搜尋的功能。另外如果你希望讓你的檔案 always on top，一直排在第一個，那你可以在檔案的最前面加上檔案總管所能接受的符號，例如點(.)、底線(_)，這樣當你一進入到這個資料夾之後直接往第一個看就能看到這個檔案了，非常簡單也很便利的管理方式。
回到google文件，除了試算表的文件之外，他還提供文件，也就是 Word 的功能，除了第一段提到的優點之外，他還能讓你從現有已編輯好的檔案作上傳，這能幹麻呢？例如你需要讓你的客戶或朋友看一份文件，但你不能或沒辦法將檔案傳或寄給他，也許對方不會用 Excel 或 Word，這個時候便可以將檔案上傳之後發佈(在右上角，可挑選個別工作表發布)，之後再給他發布網址，他便可以點選連結直接在線上看你的文件，或是你到他所在的電腦再做下載的動作，這樣就不需要帶隨身碟跑來跑去了。
也可以在可上網的公用電腦上面更新文件，在資訊這麼發達的時代，通常資訊是多得讓人無法一時通通消化，例如你到圖書館或網咖，突然想到或看到什麼資訊需要記錄下來，但是你可能沒有紙筆，這時候就可以開啟在線上的文件來做更新，更新後存檔等到回家再整理，這一定比開啟一份新的檔案紀錄，之後再彙整要來得便利得多。
另外還可以多人同時編輯文件，也是在右上角有一個「合作」部分，可以邀請其他人供同編輯一份文件，很適合作分工統計的工作，另外「討論」的部分應該是有點類似google talk的功能，不過會多過濾一層這一份文件的編輯著的條件才能做線上討論，而google talk是以google mail的 mail address 為主。此外上述的服務都是google所提供，所以你大概要先有一個google的帳號才能使用。
說了這麼多方便的地方，也該說明一些缺點，上面有提到的是，假設文件有機密性或私密性，基本上不建議放在網路上，雖然有帳號密碼等安全性的關卡可把關，不過網頁會保留的資訊遠比你看到的還多，所以還是不能保證百分之百不會被入侵，這是專業人士的看法。其次是如果過分依賴目前的免費服務，尤其是這種整合帳號的的多樣服務，日後要改成收費服務的時候大概會無法自拔，就等著付錢了事，這是一種免費服務的隱憂。如果能排除這樣的疑慮，目前算是相當健全的網路服務其實是相當便利的。分享出來希望大家也能感受到網路時代的進步，有寫的不完整或是有什麼相關問題，都歡迎留言回應討論。
底下分享阿魯的油耗紀錄：
SUZUKI.GSR125.油耗紀錄
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